Cách Trình Bày Kỹ Thuật Và Thể Thức Trình Bày Văn Bản Chuẩn 04/2023

2. Các thành phần định dạng chính:

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và đứng ở trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

Bạn đang xem: Cách Trình Bày Kỹ Thuật Và Thể Thức Trình Bày Văn Bản Chuẩn 04/2023

b) Tiêu đề “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm, canh giữa dưới Quốc hiệu; các chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang (-), có khoảng cách giữa các chữ cái; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

c) Quốc hiệu và tiêu ngữ được thể hiện tại ô số 1 Mục IV Phần I của Phụ lục này. Hai dòng Quốc ca và Tiêu ngữ được trình bày cách dòng một dòng.

a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là họ và tên chính thức của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp ở địa phương thì ghi thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã. , phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đặt trụ sở chính. Tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp được viết tắt bằng cụm từ thông dụng.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có dòng kẻ ngang, nét liền, có chiều dài bằng 1/3 đến 1/2 chiều dài của dòng chữ và được đặt cân đối với dòng chữ.

Tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày trên một dòng. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thì tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp có thể trình bày thành nhiều dòng.

c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được thể hiện tại ô số 2 Mục IV Phần I của Phụ lục này.

a) Số của văn bản là số thứ tự của văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được viết bằng chữ số Ả-rập.

Trường hợp Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (gọi tắt là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” thì được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Tổ chức ban hành văn bản phải có hệ thống đánh số văn bản riêng.

Ký hiệu của văn bản gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với văn bản chính thức, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên người soạn thảo hoặc lĩnh vực cần giải quyết.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức, đơn vị trong từng cơ quan, tổ chức, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

c) Số, ký hiệu của văn bản được căn giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); Đối với các số nhỏ hơn 10 thì phải thêm số 0 ở phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Có dấu gạch chéo (/) giữa các số và ký hiệu văn bản, có dấu gạch nối (-) giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu văn bản, không có khoảng cách giữa các từ.

a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đặt trụ sở chính. Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đặt trụ sở chính.

Đơn vị hành chính được đặt theo tên người, tên số, sự kiện lịch sử thì ghi đầy đủ tên của đơn vị hành chính đó.

Địa danh ghi trên văn bản của cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân do Bộ Công an, Bộ Quốc phòng quản lý được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an. Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

Thời điểm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời điểm ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ; số biểu thị ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; Đối với các số đại diện cho các ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1 và tháng 2, phải thêm số 0 ở đầu.

c) Nơi và thời gian ban hành văn bản được thể hiện trên cùng một dòng với số, ký hiệu của văn bản tại ô số 4 Mục IV Phần I của Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ đầu của tên địa danh phải viết hoa; sau địa chỉ có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm đặt phía dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Ngôn ngữ.

a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Tóm tắt văn bản là một câu hoặc cụm từ ngắn gọn tóm tắt nội dung chính của văn bản.

b) Tên loại và trích yếu văn bản được thể hiện tại ô số 5 a Mục IV Phần I của Phụ lục này, canh giữa theo chiều ngang của văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đậm. Phần trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Dưới đây là phần tóm tắt nội dung văn bản bằng nét liền, nằm ngang, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của văn bản và được đặt theo tỷ lệ cân đối với văn bản.

Đối với văn bản chính thức, phần trích yếu văn bản được trình bày tại ô 5b Mục IV Phần I của Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; căn giữa bên dưới các số và ký hiệu văn bản, giãn cách dòng 6pt với các số và ký hiệu văn bản.

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và văn bản quy định nội dung, căn cứ ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (trừ Luật và Pháp lệnh, không chứa số hoặc chữ ký). nhãn hiệu, cơ quan phát hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Sau mỗi cơ sở phải là một dòng mới, cuối dòng có dấu chấm phẩy chẩm (;), cuối dòng kết thúc bằng dấu chấm (.).

b) Khi trích dẫn lần đầu văn bản liên quan phải ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, thời điểm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tóm tắt nội dung văn bản. . văn bản (đối với Luật, Pháp lệnh chỉ ghi loại và tên của Luật, Pháp lệnh); các lần viện dẫn sau chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

c) Bố cục nội dung văn bản: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có căn cứ pháp lý ban hành, phần mở đầu và có thể bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục. Điều, khoản, điểm hoặc được chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

d) Đối với hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì mục, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Nhan đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Các từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường. , cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương sử dụng số La Mã. Tên mục, chương được trình bày dưới đây, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Xem thêm: trend báo

e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh lề cả hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng mới, chữ đầu tiên lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách tối thiểu giữa các đoạn văn là 6pt; Khoảng cách dòng tối thiểu là một dòng, tối đa là 1,5 dòng.

a) Chữ ký của người được ủy quyền là chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người được ủy quyền trên văn bản điện tử.

trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM”. trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

trường hợp được giao quyền cấp trưởng phải ghi chữ viết tắt “Q”. trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT”. trước vị trí người đứng. Trường hợp cấp phó được phân công phụ trách, điều hành thì ký là cấp phó của cấp phó ký thay cấp trưởng (Quy định này có nghĩa là cấp phó được phân công phụ trách vẫn ghi KT. PHÒNG PHÒNG, PHÒNG PHÓ PHÒNG PHÒNG ).

Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL”. trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

trường hợp ký theo ủy quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ”. trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Chức vụ ghi trong văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

Chức danh ghi trên văn bản do tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. Đối với tổ chức tư vấn được sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với tổ chức tư vấn không được sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo nhà nước ban hành và Lãnh đạo Bộ là Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi Lãnh đạo Bộ công tác phía trên họ và tên người ký.

Họ, tên của người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ và tên của người ký không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ và tên người ký đối với văn bản của đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học phải được Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành phê duyệt. , trường được chỉ định.

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người được ủy quyền là hình ảnh chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy, có màu xanh lam, định dạng Portable Network Graphics (.png), nền trong suốt; căn chỉnh vị trí của người ký và tên của người ký.

đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được thể hiện tại ô 7a Mục IV Phần I của Phụ lục này; chức vụ khác của người ký thể hiện tại ô số 7b Mục IV Phần I của Phụ lục này, phía trên ghi họ và tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt của cơ quan có thẩm quyền như: “T M”, “Q”, “KT”, “TL”, “TUQ.” và quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm.

Chữ ký của người có thẩm quyền được thể hiện tại ô số 7c Mục IV Phần I của Phụ lục này.

Họ, tên của người ký văn bản được thể hiện tại ô số 7b Mục IV Phần I của Phụ lục này bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đậm, canh giữa theo quyền hạn, chức vụ của người ký.

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước khổ băng, kích thước thật của con dấu , định dạng (( .png) nền trong suốt, che phủ khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của cơ quan bên trái.

b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đính kèm văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản đi kèm tệp tin giống nội dung văn bản điện tử, văn bản cơ quan chỉ ký số văn bản. sao chụp và không ký điện tử tài liệu kèm theo; văn bản không cùng file với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan thực hiện chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản đi kèm.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; Thời gian ký hiệu (ngày, năm, giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Time New Roman, kiểu chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

c) Dấu và chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thể hiện tại ô số 8 Mục IV Phần I của Phụ lục này.

a) Nơi nhận văn bản bao gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, theo dõi, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; người nhận để lưu văn bản.

b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên; ĐÂY là quy định mới đối với báo cáo cấp dưới gửi cấp trên phải có của người gửi bên dưới tóm tắt nội dung báo cáo) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần đầu gồm từ “Kính gửi”, tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai gồm chữ “Nơi nhận”, phía dưới là chữ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác có liên quan đến nhận văn bản.

c) Đối với các văn bản khác, nơi nhận bao gồm chữ “Nơi nhận” và danh sách cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.

Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với báo cáo, tờ trình của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Chữ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày ở ô chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Trường hợp văn bản gửi đến một cơ quan, tổ chức, cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; Trường hợp văn bản được gửi cho hai cơ quan, tổ chức, cá nhân trở lên thì tên của từng cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc từng nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng. đầu dòng có dấu đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các dấu đầu dòng được hiển thị thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:). Phần người nhận tại ô 9b (áp dụng chung cho các loại văn bản): Chữ “Biên nhận” được trình bày trên một dòng riêng (tương đương với chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề). trái), sau đó là dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, nghiêng, đậm; phần liệt kê cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc từng nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày thành một dòng riêng, có dấu gạch đầu dòng (-) ở đầu dòng, sát lề trái, ở cuối dòng. bằng dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng ghi chữ “Lưu”, sau đó có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), tên viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số bản sao, và cuối cùng là dấu chấm (.).

Kết luận: Trên đây là hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 2020 theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Trước khi Nghị định 30 có hiệu lực, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số. 01/2011/TT-BNV và Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

Xem thêm: chơi game liên quân miễn phí